Gérer les réponses des invités sans y passer ses soirées

Les réponses arrivent rarement par le même canal : un message, un appel, un mot glissé lors d'un repas de famille. Le vrai travail n'est pas de les recevoir, c'est de les rassembler sans en perdre une.

Fixer une date limite, et la dire clairement

Le traiteur vous demandera un nombre de couverts définitif quelques semaines avant le mariage. Placez votre date limite de réponse un peu avant la sienne, pour garder le temps de relancer et de faire le plan de table. Écrivez-la sur l'invitation et sur le site, au même endroit que le formulaire.

Un seul formulaire, quelques questions

• La présence, et le nombre de personnes si vous invitez des familles.
• Le menu, seulement si le traiteur propose plusieurs choix.
• Les allergies et régimes alimentaires.
• Un mot pour les mariés, facultatif : c'est souvent la partie la plus touchante.

Chaque question en plus fait baisser le nombre de réponses complètes. Le reste, comme les hébergements ou le covoiturage, se règle mieux par des informations claires sur le site.

Ranger chaque réponse au même endroit

Même si quelqu'un vous répond de vive voix, notez sa réponse au même endroit que les autres. À la fin, une seule liste doit vous dire qui vient, qui ne vient pas, qui n'a pas encore répondu, et ce que chacun mange.

Relancer sans gêne

Une relance courte, personnelle et avec le lien direct vers le formulaire fonctionne bien mieux qu'un message collectif. Envoyez-la quelques jours avant la date limite, puis une seconde fois juste après. Un appel reste la meilleure solution pour les derniers.

La relance la plus efficace tient en une phrase et contient le lien pour répondre.

Penser aux allergies

Les allergies sont des informations de santé : ne les demandez que pour préparer le repas, ne les transmettez qu'au traiteur, et dites-le à vos invités au moment où vous les demandez.